Bijna elke Akte van Splitsing kent een bestuur. Maar wat is een bestuur nou? Een bestuur van een VvE is niet hetzelfde als een bestuur van bijvoorbeeld een tennisvereniging. Een bestuur van de VvE kan geen besluiten nemen anders dan binnen de gestelde voorwaarden in de Akte van Splitsing, modelreglement of Huishoudelijk Reglement. Het bestuur is verplicht om de regels uit de Akte en modelreglement en de besluiten van de vergadering uit te voeren.
Hieronder leest u meer over de taken van een VvE:
>> Wat is VVE-beheer?
>> Begrotingen opstellen
>> Handige informatie
Een bestuur dient uit oneven aantal leden. Dit kan dus 1 persoon zijn of 3, of 5 en zo verder. Wanneer het bestuur bestaat uit 3 of meer leden zullen zij uit hun midden een voorzitter, secretaris en penningmeester benoemen. De functies secretaris en penningmeester mogen verenigd zijn in één persoon.
Enkel de vergadering van eigenaars kan bestuursleden benoemen én ontslaan. Echter heeft dat laatste in recente rechtspraak geen steun gevonden, tenminste na zorgvuldig alle feitelijke omstandigheden te hebben afgewogen:
“Er is naar het oordeel van de rechtbank geen reden om aan te nemen dat de hoofdregel van rechtspersonenrecht dat een bestuurder, tenzij wet of statuten dat expliciet verbieden, zelf ontslag kan nemen – welke bevoegdheid haar begrenzing niet vindt in een onmogelijkheid, maar in mogelijke schadeplichtigheid bij een onzorgvuldige ontslagname –, niet zou gelden voor de vereniging van eigenaars.”
De Akte van Splitsing en modelreglement hebben geen functie omschrijving voor de diverse rollen. Het is dan ook volledig aan het bestuur zelf hoe de taken en verantwoordelijkheden te verdelen. Over het algemeen worden de taken afgeleid van het taalgebruik van de functie. De reglementen hebben het echter over het bestuur en elk bestuurslid is bevoegd om de taken te verrichten of in te grijpen als zaken niet conform de reglementen worden gedaan.
Voorzitter
De voorzitter is belast met het leiding geven van de algemene ledenvergaderingen en bestuursvergadering(en). Het komt overigens vaak voor in de praktijk dat de professionele VvE beheerder de taak als “voorzitter van de vergadering” vervult als de vergadering van eigenaars dit besluit. De voorzitter zorgt in het algemeen ervoor dat alle zaken worden geregeld en is sturing gevend.
Penningmeester
Afgeleid van het woord is de penningmeester gebruikelijk verantwoordelijk voor het beheren van de financiële middelen van de VvE. Wanneer er een professionele VvE beheerder in dienst is van de VvE verandert deze functie naar meer controlerend. Afhankelijk van de werkafspraken accordeert de penningmeester (bijzondere) facturen en controleert de boekhouding.
Secretaris
De secretaris houdt het ledenregister en overige administratie bij. De secretaris voert in de regel ook de communicatie met de leden namens het bestuur. Eveneens notuleert de secretaris de algemene ledenvergadering(en) en bestuursvergadering(en). Ook hier weer; de professioneel VvE beheerder verzorgt in de regel het meeste hiervan.
Kascommissie
De Akte van Splitsing schrijft voor dat de jaarrekening dient te worden gecontroleerd door een raad van commissarissen of een kascommissie. In de meeste gevallen wordt een kascommissie benoemd. De kascommissie is er om de financiën te controleren en bestaat uit 2 leden. Zij geven een verklaring af of de verantwoording (jaarrekening) waarheidsgetrouw is en een goede weergave geeft van de stand van zaken. De kascommissie adviseert, indien alles goed is, om de jaarrekening vast te stellen en het bestuur decharge te verlenen (het vrijwaren van aansprakelijkheid van het bestuur over het gevoerde beleid over bekende feiten). Het is vervolgens aan de vergadering om dit advies al dan niet over te nemen.
