Elke VvE heeft diverse verplichtingen die vanuit de Akte van Splitsing en (eventueel) modelreglement die noodzakelijk maken om een administratie te hebben. Dit is dan ook de basis waarop de verdere VvE wordt opgebouwd. In grote lijnen komt dit neer op diverse zaken:

Vergadering van Eigenaars

• Minstens eenmaal per jaar dient de VvE een jaarvergadering te houden. Dit behoeft voorbereiding, oproeping binnen de gestelde termijnen, uiteraard het houden van de vergadering, notuleren en het verspreiden van de notulen.
• Indien een eigenaar niet aanwezig kan zijn het mogelijk maken om per volmacht te stemmen;
• Het uitvoeren van de (administratieve) besluiten die voortvloeien uit de vergadering.

Ledenregister

• Het opzetten en bijhouden van de ledenadministratie;
• Het beschikbaar stellen van de ledenadministratie aan bestuursleden;
• Verweken van mutaties. Onder andere door verkoop, ingebruikgeving of contactgegevens wijzigingen;

Communicatie

• Het uitnodigen van eigenaren voor de (jaar)vergadering;
• Het notuleren van vergaderingen;
• Verwelkomen nieuwe eigenaren en informeren over belangrijke zaken binnen de VvE;
• Verzorgen communicatie met eigenaren en derden over allerhande zaken;

Advisering / begeleiding

• Het gevraagd en ongevraagd geven van advies aan bestuur en/of vergadering van eigenaars;
• Afhankelijk van het afgesloten contract het opvolgen of uitvoeren van de genomen besluiten die voortvloeien uit de vergadering;
• Advies geven over voorbereidingen voor de jaarvergadering en alles wat nog meer langs komt.

Archief

• Archiveren van alle documenten conform wettelijke bewaartermijn (digitaal en/of op papier).